物理实验教学中心仪器设备档案工作规范
2015-07-12 来源:辽宁师范大学 作者:admin 浏览次数:

 

为了提高我院仪器设备档案的质量和管理水平,充分发挥仪器设备档案在教学科研中的作用,特制定规范如下:
1、凡作为学校固定资产的仪器、设备,在其购置、验收、调试、运行、管理、维护、改造、报废等全部活动过程中直接形成的.具有保存利用价值的文字、图表、声像载体等材料,以及随机材料均属仪器设备档案。
2、设备档案是本院仪器、设备管理工作的重要内容。设备档案工作必须纳入学院设备管理工作之中,与设备计划管理,设备采购供应和设备使用等工作紧密结合,保证设备文件材料的完整、准确、系统。
3、归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系,必须与实物一致并成套性。
4、归档的主要内容包括综合管理,仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修,随机图样等六个方面。
5、归档的重点是仪器设备项目(价值5万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料,包括全套随机图样。
6、不归档的文件材料包括:上级普发、不办的文件;未生效的合同、协议书;仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。
7、设备文件材料的形成与积累:
①  学院实验中心设备管理部门是设备文件材料的形成积累、汇总部门,必须有兼职档案员集中管理。学院的设备计划、采购供应、使用单位都指定专人负责;
②  从申购设备到验收完毕过程中的管理性文件和技术性文件,均由设备管理室主任负责,收集积累,过程结束后移交档案室;
③  设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记、移交设备管理室;
④  设备文件材料,必须用钢笔书写,严禁用园珠笔、水彩笔。要求字迹工整,图样清晰。
8、设备文件材料由形成部门立卷。根据设备文件材料的形成规律,坚持文件之间的有机联系和便于利用查找的组卷原则。
  • 将最能反映设备购置概况的文件材料,如申购报告、批复文件,论证文件、投资文件、订购合同、验收报告 、索赔文件等整理可案卷,排放在各卷卷首,其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度,依次系统排列。
  • 卷内的文件材料按文字材料在前、图表在后的要求排列。设备文件材料无论单面或双面只要有书写符号、都要在非装订线一侧的下角编页号。
  • 填写卷内目录和备考表。
  • 设备档案的归案的时间为设备验收完毕投入使用后二个月归档。填写移交目录,一式二份、归档双签字各持一份备查。
 
 
                                                 辽宁师范大学
                                          物理实验教学中心
                                                      2007-9
 

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